Ethik-Kanal

INTERNES MELDESYSTEM

In Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, sowie zur Bekämpfung von Korruption (nachfolgend „Gesetz 2/2023“), teilt WEELKO BARCELONA SL (nachfolgend „WEELKO“ oder „das Unternehmen“) mit, dass es über ein Internes Meldesystem verfügt. Das Unternehmen ist Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der geltenden Gesetzgebung auf diesem Gebiet.

Mit dem Ziel, die Informationskultur und die Integritätsinfrastruktur von WEELKO zu stärken sowie eine Kommunikationskultur als Präventionsmechanismus für Handlungen oder Unterlassungen zu fördern, die Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union, schwerwiegende oder sehr schwerwiegende straf- oder verwaltungsrechtliche Verstöße oder arbeitsrechtliche Verstöße im Bereich Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz darstellen können, hat WEELKO eine für das Interne Meldesystem des Unternehmens verantwortliche Person (nachfolgend „Verantwortliche Person“ oder RSIIF) benannt.

Zur Erfüllung dieser Aufgaben wurde die für den Bereich Operations und Human Resources zuständige Person bei WEELKO zur Verantwortlichen des Systems ernannt.

Meldungen zu Verstößen in den genannten Bereichen können auf folgende Weise eingereicht werden: per E-Mail an canaletic@weelko.com, per Post an Camí de la Garreta, 92 (Pol. Ind. La Valldan), Berga, zu Händen der RCP/RSIIF, oder schriftlich an die verantwortliche Person übergeben.

Der Hinweisgeber kann die Übermittlung der Information auch über ein persönliches Treffen mit der verantwortlichen Person beantragen, das innerhalb von höchstens sieben Tagen stattfinden muss. Mündliche Mitteilungen, die in einem persönlichen Gespräch gemacht werden, müssen mit vorherigem Einverständnis des Hinweisgebers auf eine der folgenden Arten dokumentiert werden: entweder durch eine sichere, dauerhafte und zugängliche Tonaufnahme, wobei der Hinweisgeber darüber informiert wird, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, und über die Datenverarbeitung gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) aufgeklärt wird, oder durch eine vollständige und genaue Transkription des Gesprächs durch die verantwortliche Person, wobei dem Hinweisgeber das Recht eingeräumt wird, die Transkription zu überprüfen, zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu genehmigen.

Das Interne Meldesystem von WEELKO erfüllt die Anforderungen von Artikel 5.2 des Gesetzes 2/2023. Es ermöglicht betroffenen Personen, auf verschiedenen Wegen Informationen über die in Artikel 2 genannten Verstöße zu melden. Das System wird sicher verwaltet, sodass eine wirksame interne Bearbeitung der Meldungen sowie die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und betroffener Dritter gewährleistet ist, ebenso wie der Datenschutz und der Ausschluss unbefugten Zugriffs. Darüber hinaus verfügt das System über ein Protokoll zur Nutzung des internen Kanals und zur Rolle der verantwortlichen Person, das Schutzgarantien für Hinweisgeber beinhaltet, insbesondere die Bestätigung des Eingangs innerhalb von sieben Kalendertagen, eine Bearbeitungsfrist von maximal drei Monaten für Untersuchungen, die sorgfältige Führung eines Informationsregisters, die Möglichkeit zur Kommunikation mit dem Hinweisgeber, das Recht der betroffenen Person, über die ihr zur Last gelegten Handlungen informiert zu werden und gehört zu werden, die Sicherstellung der Vertraulichkeit auch bei Nutzung nicht vorgesehener Kanäle, die Pflicht zur sofortigen Weiterleitung solcher Meldungen an die zuständigen Personen, die Wahrung der Unschuldsvermutung und der Ehre der betroffenen Personen sowie die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Besteht der Verdacht einer Straftat, verpflichtet sich WEELKO, die Information unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weiterzuleiten.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

WEELKO verarbeitet die in den eingehenden Meldungen enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß dem Gesetz 2/2023 als Verantwortlicher mit dem Zweck, diese zu bearbeiten, gegebenenfalls ein Untersuchungsverfahren einzuleiten und erforderliche Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung der durch das Gesetz auferlegten Pflichten. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sind, werden diese nur verarbeitet, wenn dies unbedingt erforderlich ist, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, ein Ermittlungsverfahren einzuleiten oder verwaltungs- oder strafrechtliche Verfahren durchzuführen. In diesen Fällen beruht die Verarbeitung auf dem wesentlichen öffentlichen Interesse.

Die Verarbeitung ist auf das Notwendige beschränkt, da ohne die Daten die Ziele des Gesetzes 2/2023 nicht erfüllt werden können. Der Zugriff auf die Daten ist nur autorisiertem Personal gestattet und nur insoweit, wie es für die Untersuchung von Verstößen gegen interne Vorschriften, das Unionsrecht, schwerwiegende straf- oder verwaltungsrechtliche Verstöße sowie arbeitsrechtliche Verstöße im Bereich Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz erforderlich ist, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen oder entsprechende Verfahren einzuleiten.

Die Daten können an Dritte weitergegeben werden, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht, insbesondere an Gerichte, die Staatsanwaltschaft oder zuständige Verwaltungsbehörden im Rahmen der Untersuchung. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es notwendig ist, um zu entscheiden, ob eine Untersuchung der gemeldeten Vorfälle eingeleitet wird. Werden Korrekturmaßnahmen erforderlich, bleiben die Daten für die Dauer der Maßnahmen gespeichert. Wenn ein Sanktions- oder Strafverfahren eingeleitet wird, erfolgt die Speicherung für dessen gesamte Dauer.

Wird innerhalb von drei Monaten keine Entscheidung über die Einleitung einer Untersuchung getroffen, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, eine eingeschränkte Speicherung ist erforderlich, um die Funktionsweise des internen Meldesystems gemäß dem Gesetz 2/2023 nachzuweisen. Ebenso werden Daten gelöscht, die keine vom Gesetz erfassten Verhaltensweisen betreffen oder sich als nicht zutreffend erweisen, es sei denn, die Unwahrheit stellt einen strafrechtlichen Verstoß dar, in welchem Fall die Daten für die Dauer des Verfahrens gespeichert werden.

Der Hinweisgeber hat jederzeit das Recht, Auskunft über seine personenbezogenen Daten zu verlangen, deren Berichtigung oder Löschung zu beantragen, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, der Verarbeitung zu widersprechen sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend zu machen. Anfragen können schriftlich an Camí de Garreta, 92 (Pol. Ind. La Valldan), Berga (08600) oder per E-Mail an info@weelko.com gesendet werden. Wenn der Hinweisgeber mit der Verarbeitung seiner Daten nicht einverstanden ist, kann er eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es) einreichen, deren Sitz sich in der Calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid befindet.

KEINE VERGELTUNGSMASSNAHMEN

WEELKO verpflichtet sich ausdrücklich, keine Repressalien zu ergreifen, einschließlich Drohungen oder versuchter Repressalien, gegen Personen, die eine Meldung gemäß den Vorgaben des Gesetzes 2/2023 machen. Während der Bearbeitung eines Falls werden Schutzmaßnahmen zugunsten der betroffenen Personen ergriffen.

(*) Der Interne Meldekanal erlaubt die Abgabe anonymer Meldungen. (**) Obwohl nach Möglichkeit die Nutzung des internen Kanals vorzuziehen ist, können Meldungen je nach Art, Umständen und Schwere des gemeldeten Sachverhalts auch an die Unabhängige Behörde zum Schutz von Hinweisgebern, an zuständige regionale Behörden, an die Staatsanwaltschaft, die Europäische Staatsanwaltschaft oder die zuständige Fachbehörde weitergeleitet werden.