Canal Éthique Interne

SYSTÈME INTERNE D’INFORMATION

Conformément à la Loi 2/2023 du 20 février, relative à la protection des personnes signalant des violations réglementaires et à la lutte contre la corruption (ci-après, la « Loi 2/2023 »), WEELKO BARCELONA SL (ci-après, « WEELKO » ou « l’entreprise ») déclare disposer d’un Système Interne d’Information, étant l’entreprise le responsable du traitement des données personnelles conformément à la législation en vigueur dans ce domaine.

Dans le but de renforcer la culture de l’information et les infrastructures d’intégrité de WEELKO, ainsi que de promouvoir une culture de la communication comme mécanisme de prévention des actes ou omissions pouvant constituer des infractions au droit de l’Union européenne, des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions en matière de sécurité et de santé au travail, WEELKO a désigné comme Responsable du Système Interne d’Information (ci-après, « Responsable du Système » ou RSIIF) la personne en charge des opérations et des ressources humaines de l’entreprise.

Les signalements relatifs aux domaines mentionnés peuvent être transmis par les moyens suivants : par courrier électronique à l’adresse canaletic@weelko.com, par courrier postal à l’adresse Camí de la Garreta, 92 (Pol. Ind. La Valldan), Berga, à l’attention de la personne RCP/RSIIF, ou encore par écrit remis directement à la personne Responsable du Système.

La personne déclarante peut également solliciter un rendez-vous en présentiel avec le Responsable du Système dans un délai maximum de sept jours. Les communications orales faites lors de ces réunions doivent être documentées, avec le consentement préalable du déclarant, soit par un enregistrement sécurisé, durable et accessible de la conversation, auquel cas la personne déclarante sera informée de l’enregistrement et du traitement de ses données conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), soit par une transcription complète et exacte réalisée par le responsable du traitement, avec la possibilité pour le déclarant de relire, rectifier et signer ladite transcription.

Le Système Interne d’Information de WEELKO répond aux exigences de l’article 5.2 de la Loi 2/2023. Il permet aux personnes concernées de transmettre des informations par divers moyens sur les infractions visées à l’article 2 de la loi. Il est géré de manière sécurisée afin de garantir un traitement efficace en interne, la confidentialité de l’identité du déclarant et des tiers mentionnés, ainsi que la protection des données, empêchant l’accès par du personnel non autorisé. Il dispose également d’un protocole régissant le fonctionnement du système, l’utilisation du canal interne et l’action du Responsable du Système, garantissant la protection des personnes signalantes, notamment par un accusé de réception dans les sept jours, un délai maximum de trois mois pour la réponse à l’enquête, la tenue d’un registre des signalements, la possibilité de maintenir la communication avec le déclarant, le droit de la personne concernée à être informée et entendue, la garantie de confidentialité même en cas d’utilisation de canaux non officiels, l’obligation de rediriger immédiatement la communication vers les responsables du système, le respect de la présomption d’innocence et de l’honneur des personnes concernées, ainsi que la conformité aux dispositions sur la protection des données. WEELKO s’engage à transmettre immédiatement les informations au ministère public si les faits signalés peuvent constituer une infraction pénale.

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

WEELKO traitera les données personnelles incluses dans les communications reçues dans le cadre de la Loi 2/2023, en tant que responsable du traitement, dans le but de les gérer et, le cas échéant, d’initier une enquête et de prendre les mesures correctives nécessaires. La base juridique du traitement est le respect des obligations imposées par ladite loi. Si la communication contient des données sensibles, celles-ci ne seront traitées que si cela est strictement nécessaire pour prendre des mesures correctrices, engager une enquête ou traiter les procédures disciplinaires ou pénales prévues, la base juridique étant alors l’intérêt public essentiel.

Le traitement des données sera strictement limité à ce qui est indispensable pour atteindre les objectifs prévus par la loi. Les données ne seront consultées que par du personnel autorisé lorsque cela sera nécessaire à l’enquête de manquements aux normes internes, aux infractions européennes, pénales ou administratives graves ou très graves, ou aux infractions en matière de sécurité et de santé au travail, ou encore pour prendre des mesures ou entamer des procédures correspondantes.

Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers en cas d’obligation légale, y compris aux autorités judiciaires, au ministère public ou aux autorités administratives compétentes. Elles seront conservées pendant la durée nécessaire pour décider de l’opportunité d’ouvrir une enquête. Si des mesures correctrices sont mises en œuvre, elles seront conservées pendant toute la durée de leur application. En cas de procédure disciplinaire ou pénale, les données seront conservées jusqu’à la fin de ladite procédure.

Si aucune décision n’est prise dans un délai de trois mois quant à l’ouverture d’une enquête, les données personnelles de la communication seront supprimées, à l’exception de celles qui doivent être conservées bloquées à titre de preuve du fonctionnement du système interne conformément à la loi. Seront également supprimées les données ne relevant pas du champ d’application de la loi ou celles qui sont manifestement fausses, sauf si cette fausseté peut constituer une infraction pénale, auquel cas elles seront conservées pendant la durée de la procédure judiciaire.

Le déclarant pourra, à tout moment, exercer ses droits d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité des données, en adressant une demande écrite à l’adresse postale Camí de Garreta, 92 (Pol. Ind. La Valldan), Berga (08600), ou par courriel à info@weelko.com. En cas de désaccord avec le traitement de ses données, il pourra déposer une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD), sise Calle Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

ABSENCE DE REPRÉSAILLES

WEELKO s’engage expressément à ne pas exercer d’actes de représailles, y compris des menaces ou tentatives de représailles, à l’encontre des personnes qui soumettent une communication conforme à la Loi 2/2023, et à appliquer des mesures de protection pendant la procédure à l’égard des personnes concernées.

(*) Le canal interne d’information permet la soumission de communications anonymes. (**) Bien que l’utilisation du canal interne soit à privilégier dans la mesure du possible, les communications pourront également être adressées, selon la nature, les circonstances et la gravité des faits, à l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte, aux autorités ou organes autonomes compétents, au ministère public, au parquet européen ou à toute autre autorité compétente, selon le cas.