Canale Etico Interno

SISTEMA INTERNO DI SEGNALAZIONE

In conformità alla Legge 2/2023 del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione (di seguito, la "Legge 2/2023"), WEELKO BARCELONA SL (di seguito, “WEELKO” o “l’azienda”) dichiara di disporre di un Sistema Interno di Segnalazione, essendo l’azienda il responsabile del trattamento dei dati personali in conformità alla normativa vigente in materia.

Al fine di rafforzare la cultura della segnalazione e le infrastrutture di integrità di WEELKO, nonché di promuovere una cultura della comunicazione come meccanismo di prevenzione di atti od omissioni che possano costituire violazioni del diritto dell’Unione Europea, reati o illeciti amministrativi gravi o molto gravi, così come violazioni in materia di sicurezza e salute sul lavoro, WEELKO ha nominato una persona Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione (di seguito, “Responsabile del Sistema” o RSIIF).

A tal fine, WEELKO ha designato come RSIIF la persona responsabile delle Operazioni e delle Risorse Umane dell’azienda.

Le segnalazioni relative alle materie sopra indicate possono essere inviate tramite uno dei seguenti canali: via e-mail all’indirizzo canaletic@weelko.com, via posta all’indirizzo Camí de la Garreta, 92 (Pol. Ind. La Valldan), Berga, all’attenzione della persona RCP/RSIIF, oppure consegnate per iscritto direttamente alla persona Responsabile del Sistema.

Il segnalante potrà richiedere un incontro in presenza con il Responsabile del Sistema entro un termine massimo di sette giorni. Le segnalazioni orali effettuate durante l’incontro dovranno essere documentate in uno dei seguenti modi, previo consenso del segnalante: mediante registrazione della conversazione in un formato sicuro, durevole e accessibile, nel qual caso il segnalante sarà informato della registrazione e del trattamento dei suoi dati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), oppure mediante trascrizione completa e accurata della conversazione da parte della persona incaricata, offrendo al segnalante la possibilità di verificarla, rettificarla e firmarla per accettazione.

Il Sistema Interno di Segnalazione di WEELKO è conforme ai requisiti previsti dall’articolo 5.2 della Legge 2/2023. Permette alle persone previste dalla legge di comunicare informazioni relative alle violazioni elencate nell’articolo 2, attraverso diversi mezzi. È gestito in modo sicuro, garantendo un trattamento efficace delle comunicazioni all’interno dell’azienda, la riservatezza dell’identità del segnalante e di eventuali terzi menzionati, nonché delle attività svolte durante la gestione e il trattamento delle segnalazioni, e la protezione dei dati impedendo l’accesso a personale non autorizzato. È dotato di un Protocollo del Sistema Interno di Segnalazione, con regole per l’utilizzo del canale e l’azione della persona Responsabile, che prevede garanzie per la protezione dei segnalanti, come il rilascio di un avviso di ricezione entro sette giorni, un termine ordinario massimo di tre mesi per la risposta alle indagini, la tenuta diligente di un Registro delle Segnalazioni, la possibilità di mantenere la comunicazione con il segnalante, il diritto della persona coinvolta ad essere informata e ascoltata, la garanzia di riservatezza anche in caso di uso di canali non ufficiali o quando la comunicazione è ricevuta da personale non incaricato, l’obbligo per il destinatario di inoltrare immediatamente la comunicazione ai Responsabili del Sistema, il rispetto della presunzione di innocenza e della reputazione degli interessati, e la conformità alle disposizioni in materia di protezione dei dati. WEELKO si impegna a trasmettere le informazioni al Pubblico Ministero senza indugio quando i fatti possano costituire un reato.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

WEELKO tratterà i dati personali inclusi nelle comunicazioni ricevute che rientrano nell’ambito della Legge 2/2023, in qualità di responsabile del trattamento, con lo scopo di gestirle, avviare eventualmente un’indagine e adottare le misure correttive necessarie. La base giuridica del trattamento è l’adempimento degli obblighi imposti dalla Legge 2/2023. Se la comunicazione contiene dati appartenenti a categorie particolari, questi saranno trattati solo se strettamente necessari per adottare misure correttive, avviare un’indagine o procedere con i procedimenti sanzionatori o penali previsti, sulla base dell’interesse pubblico essenziale.

Il trattamento dei dati personali sarà limitato allo stretto necessario, poiché senza tali dati non è possibile rispettare gli obiettivi e gli obblighi previsti dalla Legge 2/2023. I dati potranno essere trattati esclusivamente da personale autorizzato, e solo quando necessario per indagare su violazioni delle normative interne dell’azienda, del diritto dell’Unione, di reati o illeciti amministrativi gravi o molto gravi, nonché di violazioni in materia di sicurezza e salute sul lavoro, per l’adozione di misure correttive o lo svolgimento dei procedimenti sanzionatori o penali eventualmente necessari.

I dati personali potranno essere comunicati a terzi in caso di obbligo di legge, e potranno essere trasmessi all’autorità giudiziaria, al Pubblico Ministero o alle autorità amministrative competenti nel contesto dell’indagine. I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario per decidere se avviare un’indagine sui fatti segnalati. Se saranno adottate misure correttive, i dati saranno conservati per tutta la durata dell’applicazione di tali misure. Se sarà necessario avviare procedimenti sanzionatori o penali, i dati saranno conservati per tutta la durata del relativo procedimento.

Nel caso in cui non venga presa una decisione sull’apertura di un’indagine entro tre mesi, i dati personali contenuti nella segnalazione saranno eliminati, salvo che non sia strettamente necessario conservarli in modo bloccato per mantenere la prova del funzionamento del Sistema Interno di Segnalazione in conformità alla Legge 2/2023. Saranno inoltre eliminati i dati personali che rivelano comportamenti non rientranti nell’ambito della legge, così come quelli che non siano ritenuti veritieri, salvo che la falsità possa costituire reato, nel qual caso le informazioni saranno conservate per il tempo necessario allo svolgimento del relativo procedimento giudiziario.

La persona segnalante potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, nonché il diritto alla portabilità dei dati, inviando una richiesta scritta all’indirizzo postale Camí de Garreta, 92 (Pol. Ind. La Valldan), Berga (08600), o via e-mail all’indirizzo info@weelko.com. In caso di disaccordo con il trattamento dei dati, è possibile presentare reclamo all’Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati (Agencia Española de Protección de Datos), autorità competente in materia, con sede in C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

NESSUNA RITORSIONE

WEELKO si impegna espressamente a non attuare atti di ritorsione, incluse minacce o tentativi di ritorsione, nei confronti delle persone che presentano una segnalazione conforme a quanto previsto dalla Legge 2/2023, e ad applicare misure di protezione durante la gestione della pratica nei confronti delle persone coinvolte.

(*) Il Canale Interno di Segnalazione consente l’invio di comunicazioni anonime. (**) Sebbene, ove possibile, sia preferibile l’uso del canale interno, in base alla tipologia, alle circostanze e alla gravità delle informazioni, le comunicazioni possono anche essere inviate, se del caso, all’Autorità Indipendente per la Protezione del Segnalante, alle autorità o enti regionali competenti, al Pubblico Ministero, alla Procura Europea o all’autorità competente secondo i casi.